L’organisation est la clé !

Un maître mot : organisation. C’est la clé pour une communication événementielle de qualité. Voici les 10 étapes à respecter pour mettre sur pied un séminaire réussi.

Étape 1 : Identifiez vos objectifs

Pourquoi souhaitez-vous organiser ce séminaire ? Rédigez l’objectif prioritaire de votre séminaire, ce que vous voulez obtenir des participants, quel changement souhaitez-vous constater ? en plaçant toujours en perspective le public auquel vous vous adressez, clients, collaborateurs, partenaires, etc… Ces questions, enfin les réponses, vous guideront tout au long de l’organisation de l’événement.

Être pleinement conscient de ses attentes facilitera grandement les prises de décision pour la destination, le lieu, les activités annexes, le format du séminaire, etc…

Étape 2 : Déterminez un thème et un format

Choisissez le thème et le format les plus appropriés à votre séminaire. Pour commencer, juste un conseil, adoptez une formule qui accroche, à la manière d’un slogan, l’intitulé doit ‘sonner’ il doit donner envie de participer, d’être présent.

Déterminez ensuite le format de votre séminaire : quel moment va être le plus judicieux en fonction de l’objectif ? Un jour, plusieurs jours, en soirée, en weekend, etc… ??? et surtout avec quel ou quels mode(s) de fonctionnement ? en style théâtre, classe, table ronde, assis, debout, en plein air, etc… tous les détails comptent pour améliorer la transmission de vos messages…

Étape 3 : Définissez un budget en adéquation avec l’événement souhaité

Votre mission consiste à évaluer le bon équilibre entre le budget accordé et les coûts réels pour la mise en place du séminaire. Veillez surtout à maintenir une cohérence avec l’envergure que souhaite donner l’entreprise à l’événement.

Pour vous aider, rédigez une liste complète de tous les postes de dépense. Par exemple, les forfaits résidentiels, la restauration et les activités en extra, les frais de déplacements, la location des espaces, les moyens techniques, la rétribution des conférenciers, etc…

Respectez à la lettre le cadre budgétaire décidé au préalable. Il peut arriver qu’un imprévu entraîne un changement conséquent dans le budget. Dans ce cas, un nouvel accord doit être redéfini avec le décideur compétent. Ne prenez aucun engagement personnel conduisant à un dépassement du budget initial.

Étape 4 : Fixez la date du séminaire

C’est une étape décisive qui va conditionner la présence ou non des personnes invitées à votre séminaire. Un conseil, ouvrez votre calendrier et rayez d’emblée les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, les ponts et les grands événements sportifs.

Par conséquent les ‘bonnes dates’ sont très demandées, posez une option le plus tôt possible, ca va vous simplifier la suite…

Étape 5 : Trouvez le lieu du séminaire

Déterminez des critères simples, comme la capacité d’accueil, le niveau de confort et la facilité d’accès. Rendez-vous impérativement sur place pour vérifier un à un chaque point de votre séminaire. Au delà de cette vérification, en plus cela vous permettra d’établir un contact privilégié avec votre interlocuteur sur le lieu, et vous faire une meilleure idée du potentiel du site pour l’organisation du séminaire. Vous vous éviterez bien des surprises. Une fois le lieu choisi, ne prenez aucun risque et posez une option, que vous validerez ensuite rapidement.

Pour éviter les oublis, aménagez un planning détaillé avec le lieu et votre interlocuteur, chacun saura alors ce qu’il doit faire et quand.

Étape 6 : Mettez en place un rétroplanning…

Le rétroplanning permet de suivre quotidiennement l’organisation de votre séminaire, et apporte une vision à long terme du projet. Vous y verrez alors clair sur les échéances à venir et à tenir, comme les paiements ou les réservations. Un conseil, laissez-vous une marge de manœuvre pour rester flexible en cas d’imprévu.

Étape 7 : …et un planning du séminaire

Toutes les étapes du séminaire doivent y être inscrites et affectées d’une date et d’horaires de début et de fin. Ce planning détaillé servira également aux participants. Vous y préciserez, les réunions, les activités annexes, mais aussi les pauses pour caler d’éventuels rendez-vous téléphoniques. Cela facilitera le déroulement de l’événement le jour J. Encore une fois, prévoyez une marge de manœuvre.

Étape 8 : Communiquez en amont sur votre séminaire

Lors des réunions préparatoires, faites en sorte que chaque membre de l’équipe dispose d’un ordre du jour complet. L’organisation de votre séminaire y gagnera en efficacité.

Il est primordial d’élaborer un plan de communication précis, pour qu’un maximum d’invités réponde présent. Afin d’évaluer le nombre de participants, indiquez sur les invitations que vous attendez une réponse de leurs parts et relancez si nécessaire…

Une solution complémentaire et très pratique : Mettez en place une page web dédiée à l’événement. Vous y diffuserez les informations essentielles, que ce soit avant, pendant et après le séminaire. Il devra y figurer sur cette page : le visuel de l’événement, l’ordre du jour du séminaire, l’adresse et le plan d’accès des lieux, les tenues à prévoir selon le programme, et tous les contacts nécessaires. C’est également sur cette page que vous diffuserez les informations et les médias issue de l’après le séminaire.

Étape 9 : Le séminaire, c’est déjà demain

Profitez de ce jour pour aller sur les lieux, afin de peaufiner les derniers réglages, diriger des répétitions si nécessaire pour un ‘filage’ général. Contactez également tous les prestataires de services qui interviendront lors du séminaire pour un ultime check-up.

Étape 10 : Communiquez après l’événement

La semaine qui suit la fin du séminaire, remerciez vos invités d’avoir participé à votre événement.

Profitez-en pour diffuser un compte-rendu de la journée.

Pensez également à élaborer un formulaire de satisfaction pour juger de la qualité de votre séminaire.

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