Parce que qu’un brief de qualité est un premier pas vers un événement à succès…

Pour que votre événement soit un succès, il faut être clairement conscient de ses besoins de communication et des objectifs dudit événement. Cette étape est essentielle pour rédiger un brief efficace aux agences et prestataires qui mettront en œuvre le projet.

Avant le brief, identifiez vos besoins de communication

Pour organiser un événement d’entreprise, une myriade de possibilités s’offre à vous, des séminaires aux congrès, en passant par les incentives ou les soirées. Si chacun de ces événements est différent, la recette du succès reste, elle, toujours la même.

Votre réussite va notamment dépendre de votre capacité à gérer correctement votre budget, à vous affranchir des contraintes techniques, à trouver ce petit plus qui rendra votre événement original ou encore à mettre la main sur des prestataires de qualité. Et ce n’est là que la partie émergée de l’iceberg. C’est pourquoi il vous faut identifier toutes ces questions essentielles et propres à chaque projet.

Pour vous aider à y voir plus clair, la première question à se poser est la suivante : « Quelles sont les raisons qui me poussent à organiser cet événement ? ». Trouver les réponses et vous pourrez mettre en œuvre votre communication avec réussite.

Votre projet événementiel existe dans un contexte économique, ne l’oubliez pas !

Le climat actuel pousse les entreprises à de nombreuses restructurations et cela impacte forcément les budgets alloués à la communication.
Selon une étude de 2013, menée conjointement par France Pub et l’IREP, 15 % des dépenses hors-média sont consacrées au marché de la communication événementielle. Ce qui équivaut à 2,8 milliards d’euros de chiffre d’affaire. Ces données sont toutefois à tempérer. En effet, le baromètre des communicants de 2014, publié par l’association Communication & Entreprise, nous informe que les budgets octroyés à la communication des annonceurs ont en moyenne baissé de 18%.

La conséquence est logique : l’heure est à une communication responsable. Il n’est plus vraiment envisageable d’organiser des soirées clinquantes. Qu’importe le budget, un seul mot d’ordre : votre événement doit avoir du sens. Il faut pour cela savoir pourquoi vous souhaitez organiser cet événement. Bien sûr, cela demande de la patience et une préparation efficace en amont.

Privilégiez la qualité à la quantité

Souvent, les annonceurs ne réfléchissent qu’à l’événement en lui-même. Ils négligent alors un stade fondamental : identifier leurs objectifs, pour s’assurer que l’organisation de l’événement réponde à leurs besoins de communication. On peut également mettre cela sur le compte de l’habitude. Il n’est pas rare qu’un événement X ou Y soit organisé chaque année, sans que l’on se questionne sur son véritable intérêt ou son impact communicationnel.

C’est donc cette manière de penser la communication qu’il faut revoir. Il est parfois préférable de se restreindre à organiser moins, mais mieux. L’éternel adage « privilégier la qualité à la quantité » est totalement justifié pour la communication événementielle. Souvenez-vous, organiser un événement de communication n’est pas une obligation. Posez-vous les bonnes questions. C’est indispensable au moment d’élaborer un brief efficace à ses prestataires ou à une agence. Et donc pour organiser un événement réussi.

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