Qu’est ce qu’un bon brief ??? Explications en détails pour réussir son événement…

Ca y est, vos objectifs et vos besoins sont clairement définis. Il est alors temps de rédiger le cahier des charges.

Un brief efficace passe par un cahier des charges précis

Logique me direz-vous. Le cahier des charges va déterminer le choix des prestataires et des agences avec lesquels vous allez collaborer. C’est une étape cruciale, car ce sont eux qui apporteront les ressources nécessaires à la mise en place votre événement d’entreprise. Plus votre cahier des charges est précis, plus l’agence organisera un événement en phase avec vos besoins.

Il vous faudra choisir une agence qui, au-delà de ses compétences organiques (trouver le lieu, réserver la salle etc…), sera capable d’organiser un événement ludique et original.

Les participants ont souvent une idée préconçue de ce type d’événement. Votre mission, et celle de l’agence, sera de dépasser ce cadre formel et les surprendre. Si les entreprises continuent d’organiser des événements, malgré une baisse quantitative, elles se doivent de trouver une agence innovante, ne proposant pas un programme rébarbatif.

Ne vous précipitez pas dans votre choix. Au-delà de sa capacité d’innovation et de son réseau, l’agence va être responsable de la réalisation de votre cahier des charges. Voilà pourquoi il vous faut cibler une agence experte dans son domaine. Organiser un événement de communication demande une maîtrise des risques. C’est le travail des agences. D’où l’importance d’être le plus clair et précis possible dans son brief.

Un petit budget n’est pas synonyme de petit événement

Une bonne agence tirera le maximum d’un budget restreint, pour proposer des événements qui sortent des sentiers battus. Un budget conséquent ne vous assurera en rien un événement de qualité. Forcément, si sa réussite passe par une privatisation de l’Opéra royal du Château de Versailles, il sera difficile de passer outre cette contrainte budgétaire. Mais on parle là de cas extrêmes et d’une manière générale, on peut tout à fait s’en sortir avec des budgets réduits.

Gardez bien en mémoire qu’un événementiel réussi réside dans les détails. Restez alerte sur le contexte de votre événement : si votre Team Building se tient le jour d’un événement sportif majeur, vous pouvez par exemple organiser un concours de paris, avec des cadeaux à la clé. Cela n’engendre pas de coûts astronomiques, et les participants se souviendront de cette parenthèse amusante.

L’événementiel, théâtre de votre communication

Considérez toujours l’événement comme le théâtre de votre communication. Les participants ne sont pas toujours attentifs. Votre événement doit justement servir à les intéresser au « spectacle » que vous mettez en place et au message que vous souhaitez véhiculer.

Attention, théâtralisation ne sous-entend pas exubérance. Il est par exemple peu judicieux d’organiser le lancement d’un produit bon marché dans un lieu chic, et donc hors de prix. Le plus important est de créer un lien entre les participants et l’image que l’on désire transmettre.

Un événement réussi passe donc par une conception cohérente aux besoins de communication de l’entreprise, un budget exemplaire et une cible précise (oubliez le Mass Market). Ce sont tous ces éléments que vous devrez considérer pour votre brief.

Soyez éco-friendly et optimisez l’impact de votre événementiel

Afin d’optimiser l’impact de votre événement, vous pouvez opter pour une organisation éco-responsable. Cette démarche tendance a même conduit à la création d’une nouvelle norme internationale, la norme ISO 20 121. Bien entendu, cela doit être clairement exposé dans votre brief, pour que l’agence et les prestataires puissent adapter l’événement à cette norme éco-friendly.

Cela définit bien l’essence même de la communication événementielle, secteur innovant qui doit sans cesse se réinventer et s’adapter à son environnement.

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