Réussir votre événement nécessite une maitrise d’un ensemble de paramètres, découvrez l’envers du décor…

Réussir un événement est un impératif pour votre entreprise parce que le temps investi par le client et par l’agence est important. Les moyens financiers engagés avec un réel retour attendu, et les effets d’une communication événementielle sont si puissant qu’ils durent dans le temps. Réussir son événement est indispensable. Mais comment faire ??? Voici le process nécessaire à mettre en place pour y arriver :

Expertise : Cette phase est cruciale !!! Expertiser le projet c’est rassembler le maximum de données pour établir un cahier des charges :

  • l’objet de l’événement
  • le nombre et le profil des participants
  • les us et coutumes de l’entreprise (et/ou de son responsable…)
  • la localisation de l’événement,
  • le budget,
  • l’objectif souhaité
  • l’ante´riorité des opérations événementielles de l’entreprise et ses retours.

Cette expertise permet de créer l’événement en parfaite adéquation avec le client et son objectif à atteindre.

Concept : C’est ce que vont vivre les participants durant cet événement, une expérience unique et positive pour mémoriser le message de l’entreprise… En fonction de l’expertise et de l’objet de l’événement (une inauguration, un anniversaire d’entreprise, un team building, etc…) un concept événementiel est élaboré. Il prend en compte toutes les contraintes techniques, logistiques, politiques, etc… mais surtout il intègre des temps forts émotionnels afin de transmettre le message défini par le client en amont.

L’expérience : Ce facteur clé est essentiel, il permet d’ esquiver certaines erreurs et d’anticiper d’éventuelles situations imprévues.

Tout le monde connait la philosophie du ‘Si’, si il fait beau, si tous les invités viennent , si les prestataires sont bons, si……… En s’appuyant sur les ‘Si’ , le succès d’une opération événementielle peut vite devenir aléatoire. L’expérience est cette valeur ajoutée qui change le cours de l’histoire… Pour résumé Albert Einstein a dit « La connaissance s’acquiert par l’expérience, tout le reste n’est que de l’information ».

Scénographie : la scénographie événementielle est un poste plus technique, elle doit servir le concept (l’histoire), donc concrètement le lieu, l’aménagement, le traiteur, la signalétique, le personnel d’accueil, etc…

Tous ces éléments doivent être étudiés, orchestrés et harmonisés pour permettre de créer un environnement favorable, véritable amplificateur à la transmission de messages. Tel un orchestre philharmonique jouant de concert emmené par un bon chef d’orchestre…

Casting : Avoir les bons intervenants, les bonnes compétences en adéquation avec la nature, la taille et les ambitions de chaque événement, est une quête permanente pour trouver les meilleurs, les différents, les originaux, les non-googleiser… Cela permet d’optimiser la performance de chaque événement et d’atteindre, voir dépasser, les objectifs définis de communication. A savoir que pour avoir un bon événement il faut les bons intervenants, c’est comme comme dans l’industrie du cinéma, pour se garantir d’avoir un film bankable il faut un excellent casting…

Budget : En communication, le budget est un paramètre important car le rendu événementiel est directement lié, il détermine – en parti mais pas seulement – le contenu de l’événement et le choix des intervenants. Il est impératif dans le cahier des charges, en amont, de déterminer un budget cohérent et acceptable pour l’entreprise afin de pouvoir se concentrer sur l’optimisation de l’impact émotionnelle de l’événement et son message sur le public invité. En référence ‘budget’, il existe une gamme de concepts événementiels à 99€ HT/pers. (base de 200pers.) permettant à beaucoup d’entreprises de profiter des bienfaits et des retours positifs de la communication événementielle ..

Votre événement : Tous les ingrédients précédemment énumérés sont donc rassemblés pour réussir votre événement !!! Il est temps de passer à la production.

A ce niveau avancé, il faut être conscient qu’un chef d’orchestre (un régisseur général) expérimenté est impératif afin d’ harmoniser et séquencer les multiples corps de métiers (artistiques, techniques, gastronomiques, etc…) et gérer efficacement les surprises inattendues (météo, timing,…).

A présent, seule la réussite de l’événement et la bonne transmission des messages comptent . Le meilleur moyen pour atteindre ces objectifs c’est de faire vivre aux participants une expérience positive, émotionnelle et mémorable, chaque instant vécu devra servir la marque. Le concept événementiel élaboré spécifiquement devra produire ses effets et tenir ses promesses…

Communication et rentabilité : Un événement réussi pour chaque entreprise est une opération de communication événementielle rentable !!!! Ce dernier point essentiel doit être déterminé en amont, lors de l’établissement du cahier des charges.L’objectif en terme de rentabilité concerne différents domaines :

  • le relationnel
  • le nombre de prospects
  • la commande
  • la répercussion sociale
  • l’image de marque
  • la visibilité
  • le capital confiance, etc…

Une fois cet objectif fixé il permet :

  • de tracer un cap de travail et de décision dans l’élaboration de la solution événementielle avec l’agence pour en optimiser son efficacité,
  • mesurer à l’heure du bilan de l’opération le retour sur investissement.

Espérant que cette présentation de process en organisation événementielle vous aide à réussir et à rendre rentable votre prochain événement…

Articles récents